Nei due articoli precedenti di questa serie abbiamo illustrato cosa sono gli standard digitali ANAC introdotti dalla delibera n. 495/2024 — modificata dalla delibera n. 481 del 3 dicembre 2025 — e come si articolano i tre livelli di conformità per le istituzioni scolastiche. In entrambi i casi gli esempi hanno riguardato prevalentemente dati strutturabili in forma tabellare: elenchi di affidamenti, tassi di assenza del personale, prospetti numerici. Ma nella realtà di una segreteria scolastica una parte consistente degli obblighi di pubblicazione riguarda atti amministrativi di natura narrativa — delibere, contratti, determinazioni, documenti contabili — che non si prestano per definizione a essere trasformati in un foglio di dati strutturati.

Come vanno trattati questi atti alla luce degli standard digitali ANAC? È questa la domanda a cui risponde il presente articolo, sulla base delle indicazioni contenute nella guida tecnica ufficiale pubblicata da ANAC sul portale dei servizi (aggiornata al 15 maggio 2026).

Non tutto è una tabella: la distinzione che ANAC riconosce

La delibera n. 495/2024, come modificata dalla delibera n. 481/2025, non ignora la natura eterogenea degli obblighi di pubblicazione. Il sistema dei tre livelli di conformità è concepito tenendo conto del fatto che alcune tipologie di dati sono strutturabili — e per quelle si attendono formati aperti, metadati completi e interoperabilità piena — mentre altre corrispondono ad atti amministrativi complessi, il cui contenuto non è riducibile a un insieme di campi standardizzati.

Per questa seconda categoria, ANAC non chiede l’impossibile: non pretende che la contrattazione integrativa d’istituto diventi un file CSV, né che la variazione al programma annuale venga esposta come dataset. Chiede però che anche la pubblicazione di questi atti rispetti alcune condizioni tecniche precise, che fanno la differenza tra una pubblicazione digitalmente corretta e una che, pur formalmente presente, non soddisfa i requisiti qualitativi minimi.

La guida tecnica ANAC individua per i documenti testuali il formato di riferimento nel PDF — con la precisazione che il formato raccomandato è il PDF/UA (Universal Accessibility), che garantisce accessibilità secondo lo standard ISO e consente una corretta indicizzazione automatica. Le condizioni da rispettare sono quattro: il formato del file, la struttura e stabilità dell’URL, i metadati del documento e la denominazione del file.

Il formato del file: PDF/UA, non scansione

Il primo requisito riguarda la natura del file pubblicato. La guida ANAC è esplicita: i documenti PDF non devono contenere — neanche in parte — pagine ricavate tramite scansione di documenti cartacei.

Un PDF può essere di due tipi radicalmente diversi. Il PDF testuale è generato direttamente da un software e contiene testo effettivamente codificato: ogni parola è ricercabile, selezionabile, copiabile. Il PDF-immagine è invece quello ottenuto scansionando un documento cartaceo: contiene un’immagine fotografica del testo, non il testo stesso. Per un essere umano i due possono sembrare identici a schermo, ma per qualsiasi sistema automatico il secondo è opaco quanto una fotografia.

Il formato raccomandato da ANAC per i documenti testuali è il PDF/UA, lo standard ISO per i PDF accessibili. A differenza del PDF ordinario, il PDF/UA garantisce che il documento sia strutturato in modo da essere correttamente letto da sistemi automatici, motori di ricerca e tecnologie assistive. Molti software di elaborazione testi e gestionali già producono PDF/UA in modo automatico: vale la pena verificarlo nelle impostazioni di esportazione.

Nella pratica delle segreterie scolastiche questo significa che tutti gli atti prodotti digitalmente devono essere salvati e pubblicati come PDF testuali (preferibilmente PDF/UA) generati dal software, non stampati e poi riscannerizzati. Un’abitudine ancora diffusa, soprattutto per gli atti che richiedono firma autografa, ma che va superata adottando la firma digitale o conservando il file originale in formato testuale da affiancare alla versione firmata.

La struttura dell’URL: lo schema ufficiale ANAC

Il secondo requisito riguarda il collegamento al documento. La guida tecnica ANAC non si limita a prescrivere genericamente un “permalink stabile”: fornisce uno schema preciso per la struttura degli URL, che le amministrazioni sono invitate a seguire.

Lo schema ufficiale è il seguente:

https://trasparenza.ente.it//-YYYY-YYYYMMDD.ext

dove YYYY indica l’anno di riferimento dei dati, YYYYMMDD indica la data di pubblicazione o di ultimo aggiornamento del file, e .ext è l’estensione corrispondente al formato adottato (pdf, csv, json, xml).

Oltre all’URL specifico per ciascuna versione del documento, ANAC raccomanda di rendere sempre accessibile l’ultima versione pubblicata anche tramite un alias generico nella forma:

https://trasparenza.ente.it//-latest.ext

Questo secondo indirizzo consente a qualsiasi sistema automatico di raggiungere sempre la versione più aggiornata senza dover conoscere la data dell’ultimo aggiornamento.

Per le scuole, la struttura del sito istituzionale non sempre consente di implementare direttamente questo schema — dipende dalla piattaforma CMS adottata. È tuttavia possibile avvicinarsi a questo modello garantendo che ogni file abbia un URL diretto, stabile e che includa nel nome l’anno di riferimento e la data di pubblicazione.

Come Dsgaonline ha già chiarito in articoli precedenti, restano comunque escluse tre pratiche ancora troppo frequenti: il link alla pagina indice della sezione anziché al singolo documento; il link che cambia automaticamente a ogni aggiornamento; il link generato da sistemi di condivisione file non istituzionali.

Il file deve inoltre essere servito tramite protocollo HTTPS e, ove necessario, configurato con header HTTP che supportino il CORS (Cross-Origin Resource Sharing), per consentire l’accesso automatizzato da parte dei sistemi di monitoraggio ANAC.

I metadati del documento: informazioni che il file porta con sé

Il terzo requisito riguarda i metadati incorporati nel documento. Anche un PDF può contenere metadati — titolo, nome dell’ente, data di creazione, autore — che non sono visibili leggendo il file a schermo ma sono leggibili da qualsiasi sistema automatico.

La guida ANAC precisa che il nome del file deve contenere indicazioni dell’anno di riferimento e della data di pubblicazione o ultimo aggiornamento: un’indicazione che vale sia per la denominazione esterna del file sia per i metadati interni. Per gli atti amministrativi narrativi, i metadati minimi attesi includono: tipologia dell’atto, anno di riferimento, data di adozione, identificativo dell’ente.

Verificare i metadati di un PDF è semplice: qualsiasi visualizzatore PDF consente di aprire le proprietà del documento e controllare i campi compilati. Se il campo “Titolo” contiene “Documento1” o una stringa generata automaticamente dal software, il metadato non è utile. Se contiene una descrizione significativa dell’atto, il requisito è soddisfatto.

La denominazione del file: lo schema ANAC applicato agli atti scolastici

Il quarto requisito integra direttamente lo schema URL ufficiale ANAC. La denominazione del file deve essere descrittiva, coerente con lo schema -YYYY-YYYYMMDD.ext, e comprensibile anche da un sistema automatico.

Applicando questo schema agli atti tipici di una scuola, la logica diventa: prima la tipologia dell’obbligo (in forma abbreviata), poi l’anno di riferimento, poi la data di pubblicazione, infine l’estensione. I trattini sostituiscono gli spazi; le date in formato numerico garantiscono l’ordinamento cronologico automatico.

Gli atti in concreto: schema e denominazione per ciascuna tipologia

Vediamo come i quattro requisiti si traducono per ciascuna tipologia di atto ricorrente nelle scuole.

Variazione al programma annuale

Atto deliberativo del Consiglio di Istituto, con relazione tecnica del DSGA e parere dei Revisori dei Conti. Contiene tabelle numeriche ma ha natura complessivamente narrativa.

Formato: PDF/UA testuale dal gestionale contabile. Permalink: URL diretto e stabile secondo schema ANAC. Metadati: titolo descrittivo, data di delibera, identificativo istituto. Denominazione consigliata: variazione-pa-2025-20250315.pdf

Contrattazione integrativa d’istituto

Atto negoziale tra dirigente scolastico e RSU, da pubblicare nella sottosezione “Contratti integrativi” con indicazione delle risorse e relazione tecnico-finanziaria.

Formato: PDF/UA testuale sottoscritto digitalmente, o PDF testuale con scansione firma autografa come allegato separato (non sostitutivo). Permalink stabile e distinto per ciascun anno. Denominazione consigliata: contratto-integrativo-istituto-2025-20250601.pdf

Incarichi agli esperti esterni

Tipologia ibrida: i dati strutturabili (anagrafica esperto, importo, oggetto, durata) vanno in formato strutturato (CSV o tabella HTML); gli atti narrativi allegati in PDF/UA testuale con permalink diretto. Come illustrato nel primo articolo di questa serie, le due pubblicazioni devono essere collegate: il file strutturato deve contenere per ciascun incarico il link diretto all’atto.

Denominazione degli atti: incarico-esperto-cognome-nome-2025-20250901.pdf

Bilancio di previsione e programma annuale

Il programma annuale contiene una parte deliberativa, una parte descrittiva e prospetti contabili. Non è richiesta la trasformazione in dataset strutturato.

Formato: PDF/UA testuale dell’atto deliberativo completo del documento contabile. Permalink stabile nella sottosezione “Bilancio preventivo e consuntivo”. Denominazione consigliata: programma-annuale-2025-20250131.pdf

Conto consuntivo e parere degli organi di revisione

Il conto consuntivo segue gli stessi criteri del programma annuale per la parte deliberativa. Tuttavia, per il parere del Collegio dei Revisori dei Conti, la guida ANAC introduce un elemento che aggiorna quanto indicato nella versione precedente di questo articolo.

L’art. 31 del D.Lgs. n. 33/2013 prevede la pubblicazione della relazione degli organi di revisione al conto consuntivo con uno schema di pubblicazione strutturato (denominato art.31-or), da esporre preferibilmente in formato CSV, JSON o XML secondo il modello: art.31-or-YYYY-YYYYMMDD.ext. Il parere dei revisori, pur essendo un documento narrativo, è oggetto di un obbligo di pubblicazione strutturata distinto rispetto al documento contabile principale.

Le scuole che dispongono di gestionali in grado di esportare questo dato in formato strutturato dovrebbero farlo. In assenza di tale funzionalità, il PDF testuale rimane accettabile come conformità parziale, con la denominazione: art.31-or-2025-20250630.pdf. Il documento contabile principale: conto-consuntivo-2025-20250630.pdf

Regolamenti e circolari interne

Natura esclusivamente narrativa: si applicano integralmente i quattro requisiti.

Denominazione consigliata: regolamento-interno-istituto-2025-20250901.pdf, circolare-assenze-personale-2025-20250901.pdf

Provvedimenti del dirigente scolastico

Decreti e determinazioni del DS soggetti a pubblicazione obbligatoria. La denominazione deve incorporare il numero del provvedimento.

Denominazione consigliata: decreto-DS-n123-2025-20250315.pdf

Una novità operativa: la mappa dei link (at_map)

La guida tecnica ANAC introduce uno strumento che non abbiamo ancora trattato in questa serie e che merita attenzione: la mappa dei link della sezione Amministrazione Trasparente, denominata at_map.

Si tratta di un file in formato JSON o XML — da pubblicare all’indirizzo https://www.[dominio]/at_map.json oppure https://www.[dominio]/at_map.xml — che contiene l’elenco di tutti gli URL della sezione AT, ciascuno associato all’identificativo del nodo dell’alberatura a cui corrisponde. Non è una semplice sitemap: è una mappa strutturata che consente ai sistemi automatici di ANAC e ai motori di ricerca istituzionali di navigare la sezione AT sapendo esattamente a quale obbligo di pubblicazione corrisponde ciascun link.

ANAC fornisce template pronti per i soggetti di cui all’art. 2-bis, comma 1 del D.Lgs. n. 33/2013 (la categoria che include le istituzioni scolastiche) sia in formato JSON che XML, scaricabili dal portale dei servizi ANAC. La guida suggerisce inoltre di aggiungere nel file robots.txt del sito la direttiva ATmap con il percorso assoluto del file, per favorire l’indicizzazione automatica da parte dei principali motori di ricerca.

Per le scuole si tratta di uno strumento ancora poco conosciuto, ma la cui implementazione — anche parziale — rappresenta un passo concreto verso la conformità più avanzata e potrebbe diventare un elemento di valutazione nei futuri cicli di attestazione OIV.

Dove si collocano questi atti nei tre livelli di conformità

Per la categoria degli atti amministrativi narrativi, il livello massimo di conformità ragionevolmente raggiungibile con gli strumenti ordinari di una segreteria scolastica è la conformità parziale. Il formato PDF/UA testuale, con URL costruito secondo lo schema ANAC, metadati corretti e denominazione descrittiva, soddisfa i criteri qualitativi dell’art. 6 del D.Lgs. n. 33/2013 ma non raggiunge la piena interoperabilità richiesta per la conformità piena.

La piena conformità richiederebbe che i metadati descrittivi fossero esposti separatamente in formato strutturato leggibile da macchina (una scheda XML o JSON che accompagna il PDF) e che la sezione AT fosse corredata dalla mappa at_map. Si tratta di funzionalità che alcune piattaforme di gestione documentale avanzata già supportano, ma che non sono ancora standard nei sistemi in uso nella maggior parte delle scuole italiane.

Il livello di non conformità si configura quando il documento è pubblicato come scansione priva di testo, con URL generico o temporaneo, senza metadati e con nome di file non descrittivo: una combinazione ancora frequente, che è possibile correggere senza costi aggiuntivi intervenendo sulle abitudini operative della segreteria.

Cosa fare subito: un piano in quattro passi

Alcuni interventi migliorativi non richiedono né nuovi software né investimenti e possono essere adottati immediatamente.

Il primo passo è verificare che tutti i documenti prodotti internamente vengano salvati e pubblicati come PDF testuali — preferibilmente PDF/UA — abbandonando la pratica della scansione per gli atti generati digitalmente. Il secondo è adottare una convenzione di denominazione dei file coerente con lo schema ANAC (-YYYY-YYYYMMDD.ext), applicata uniformemente a tutte le pubblicazioni di Amministrazione Trasparente. Il terzo è controllare che i link inseriti in ANAC Form puntino direttamente al singolo documento secondo lo schema URL ufficiale, non alla pagina indice. Il quarto è verificare, tramite le proprietà dei file PDF, che i metadati incorporati contengano un titolo descrittivo significativo.

Chi vuole fare un passo in più può valutare l’implementazione della mappa at_map, per la quale ANAC mette a disposizione template pronti: un investimento di tempo limitato che porta la sezione AT a un livello di organizzazione e indicizzabilità significativamente superiore.