Una dirigente ci informa di avere annullato tutte le comunicazioni e ordini di servizio del direttore effettuate su carta intestata, a suo parere usata impropriamente, e vietato formalmente e in ogni caso l’utilizzo della carta intestata al direttore. Ci chiede di avere anche il nostro parere … oltre a quello che le ha suggerito queste scelte.  

La carta intestata della scuola e la protocollazione, come per ogni altra istituzione pubblica, rende ufficiale la soggettività dell’ente e manifesta l’assunzione di responsabilità rispetto al contenuto della comunicazione. Pertanto, affinché ci sia assunzione di responsabilità, ma anche manifestazione di potere dispositivo, occorre che il soggetto che firma la comunicazione sia legittimato dalla norma a procedere.

L’intestazione della scuola può essere contenuta in un atto dispositivo, quale un decreto o una determina,  ma anche in un atto certificativo, in una semplice trasmissione o anche in una comunicazione. La distinzione è importante poiché serve ad individuare la ripartizione delle competenze dalle quali discende l’uso della carta intestata. 

Il direttore “Svolge attività lavorativa di rilevante complessità ed avente rilevanza esterna.” (CCNL 29.11.2007 Tabella A). Sono state emanate nel tempo diverse disposizioni di chiarimento. In sintesi, è stato precisato che il direttore firma (non a doppia firma come per mandati e reversali) gli atti rivolti all’esterno aventi valore certificativo, cioè di estrazione di dati dalla documentazione d’ufficio (visti i registri e gli atti d’ufficio), senza alcun intervento valutativo o discrezionale quanto al contenuto degli atti stessi. Si tratta ad es. di certificati di servizio del personale docente/ATA e di certificazioni relative agli esiti scolastici degli alunni. 

Poiché tali atti vanno all’esterno e possono essere utilizzati dagli interessati in altri contesti pubblici (iscrizione a corsi universitari, partecipazione a concorsi, graduatorie di supplenze, etc.), vanno redatti su carta intestata ufficiale; inoltre, se non fossimo nella scuola digitale, la firma sarebbe accompagnata dal timbro tondo ufficiale della scuola. Entro questi limiti, l’uso da parte del direttore della carta intestata, (del timbro tondo) e del protocollo (quando richiesto) e la firma sono legittimi. 

Lo stesso dicasi per le note di trasmissione, quali ad esempio lettere di trasmissione di mandati e/o reversali alla banca, lettere di trasmissione di documentazione varia all’USR o i controlli dei diplomi inviate alle Università, etc.. Si segue la stessa modalità di firma, carta intestata e protocollo (timbro tondo se non fossimo digitali) anche per le minute spese.

Il CCNL 29.11.2007 Tabella A stabilisce che il direttore “Sovrintende, con autonomia operativa, ai servizi generali amministrativo-contabili e ne cura l’organizzazione svolgendo funzioni di coordinamento, promozione delle attività e verifica dei risultati conseguiti, rispetto agli obiettivi assegnati ed agli indirizzi impartiti, al personale ATA, posto alle sue dirette dipendenze.”.

È quindi corretto che il direttore emani disposizioni organizzative interne al proprio ufficio, anche se la dicitura “ordine di servizio” appare impropria, stante la valenza che tale termine assume nell’ordinamento gerarchico delle PP.AAA.. Sono indubbiamente comunicazioni (di variazione orario, delle novità normative, di riorganizzazione interna, etc.). Queste disposizioni organizzative richiedono pertanto carta intestata e firma del direttore. 

Peraltro, il dirigente rivolge al direttore l’annuale direttiva per esplicitare, tra l’altro, gli obiettivi da raggiungere anche nel settore organizzativo; a dire il vero è una direttiva di massima, a sottolineare l’ampia autonomia del direttore nello svolgimento della propria attività lavorativa. 

In conclusione, resta comunque fermo il fatto che l’utilizzo della carta intestata, firma e protocollo  non mettono in discussione il potere gerarchico-funzionale del dirigente, in rapporto di collaborazione con il quale il personale ATA assolve alle funzioni amministrative, contabili, gestionali, strumentali, operative, di accoglienza e di sorveglianza connesse all’attività della scuola. L’esperienza insegna, comunque, che una leale collaborazione, rispettosa dei ruoli di ciascuno, è di gran lunga preferibile ad una puntigliosa sottolineatura degli ambiti di rispettiva competenza.