Il passaggio di consegne dei beni rappresenta un adempimento fondamentale e obbligatorio nella gestione amministrativo-contabile, di particolare importanza nei casi di dimensionamento e di assunzione di neo-DSGA. Quando il direttore dei servizi generali e amministrativi cessa dal servizio, l’art. 30, comma 5 del D.I. 129/2018 prevede una ricognizione materiale dei beni inventariati svolta in contraddittorio con il direttore subentrante, alla presenza del dirigente scolastico e del presidente del Consiglio d’istituto. L’operazione, che deve concludersi entro 60 giorni, si formalizza in un verbale contenente la precisa e puntuale tipologia, quantità e valore dei beni, le cui risultanze devono concordare con i dati delle scritture contabili del Mod. K – Conto Consuntivo (Corte Conti Piemonte, Sent. n. 344 del 27.06.2002). 

Tale procedura non è un mero atto formale, ma uno strumento di tutela e trasparenza, volto a garantire la corretta attribuzione delle responsabilità.

La mancata formalizzazione del passaggio di consegne determina conseguenze rilevanti sul piano giuridico-contabile, potendo integrare ipotesi di responsabilità amministrativa e patrimoniale. In assenza del verbale si configura, infatti, la “confusione delle gestioni” tra consegnatario uscente e subentrante, con conseguente incertezza sull’attribuzione delle responsabilità e con rischi di contestazioni anche a distanza di tempo. 

Il dirigente scolastico è tenuto ad attivare ogni misura utile per garantire il rispetto del termine, esercitando, in caso di inerzia, i poteri sostitutivi previsti dall’ordinamento. Proprio in tal senso la Circ. RGS n. 15 del 12.04.2012 prevede che il dirigente, decorsi al massimo tre mesi dal subentro del nuovo direttore, debba inoltrare al direttore cessato una formale messa in mora, tramite PEC, ai sensi e per gli effetti degli artt. 1219 e 2943 codice civile. Ove ricorrano i presupposti il dirigente procede alla segnalazione alla competente Procura della Corte dei conti (Nota Procuratore Generale Corte dei Conti n. PG9434/2007P del 2.08.2007). 

In caso di inadempienza del consegnatario uscente, è prevista la possibilità di redigere comunque il verbale in contraddittorio tra dirigente, direttore subentrante e presidente del Consiglio d’istituto, salvaguardando così la tracciabilità delle responsabilità.

Il passaggio di consegne, oltre a rappresentare un obbligo giuridico, costituisce un presidio essenziale per la corretta gestione patrimoniale delle istituzioni scolastiche e per la tutela sia del personale sia della comunità amministrata.