Nell’articolo dedicato agli atti amministrativi e agli standard digitali ANAC abbiamo spiegato quali sono i quattro requisiti che un documento deve rispettare per essere pubblicato correttamente in Amministrazione Trasparente: formato PDF/UA testuale, URL stabile secondo lo schema ufficiale, metadati incorporati e denominazione del file conforme. Conoscere i requisiti, però, è solo metà del lavoro. L’altra metà è applicarli concretamente a ogni singolo documento, ogni volta. Per questo Dsgaonline mette a disposizione di tutti i soci uno strumento gratuito che automatizza proprio queste operazioni: la Verifica Standard Digitali ANAC.

Lo strumento è disponibile gratuitamente per i soci di Dsgaonline all’indirizzo dsgaonline.it/verifica-standard-digitali-anac e non richiede installazioni né registrazioni: funziona direttamente nel browser.

Che cos’è la Verifica Standard Digitali ANAC

La Verifica Standard Digitali ANAC è un’applicazione web gratuita pensata per Dirigenti Scolastici, Dsga e personale di segreteria. Riunisce in un’unica interfaccia cinque strumenti che coprono l’intero ciclo di lavorazione di un documento destinato alla sezione Amministrazione Trasparente, dalla preparazione del file fino alla verifica della pubblicazione.

Le cinque funzioni sono: aggiunta dei metadati a un PDF, rinomina dei file secondo lo schema ANAC, audit dei PDF esistenti, generatore della mappa dei link at_map e verifica degli URL. La funzione più richiesta, e quella che risolve il problema operativo più frequente nelle segreterie, è la prima: l’aggiunta dei metadati.

Come aggiungere i metadati ANAC a un PDF: la guida in tre passi

Il punto di partenza è un problema concreto e diffusissimo. Una segreteria produce ogni giorno documenti PDF — delibere, contratti, determine, prospetti contabili — ma quasi nessuno di questi file contiene i metadati richiesti da ANAC. Aprendo le proprietà del file, il campo “Titolo” è spesso vuoto, oppure contiene una stringa generica come “Documento1” o il nome del modello di Word utilizzato. Per la delibera ANAC n. 495/2024 (modificata dalla delibera n. 481/2025) questo non è sufficiente: ogni documento pubblicato deve avere un titolo descrittivo e l’indicazione dell’ente che lo ha prodotto.

Lo strumento Dsgaonline risolve questo problema in tre passaggi.

Primo passo — si carica il PDF. È sufficiente trascinare il file nell’area dedicata o selezionarlo dal computer. Lo strumento analizza immediatamente il documento e indica se è un PDF testuale (conforme) o una scansione (non conforme), quante pagine contiene e quali metadati sono eventualmente già presenti. Se nel file esiste già un titolo o un autore, questi vengono letti e riproposti automaticamente nei campi successivi.

Secondo passo — si inseriscono i metadati. I due campi obbligatori sono il Titolo — che deve essere una descrizione completa e significativa dell’atto, ad esempio “Programma Annuale 2025 — Istituto Comprensivo Verdi di Roma” — e l’Autore, ovvero il nome completo dell’istituzione scolastica. Sono disponibili anche due campi facoltativi, Oggetto e Parole chiave, che arricchiscono ulteriormente la qualità dei metadati. Un’anteprima mostra in tempo reale esattamente quali informazioni verranno scritte nel file.

Terzo passo — si genera il file con il nome corretto. Questo è l’aspetto che rende lo strumento particolarmente utile: non si limita ad aggiungere i metadati, ma genera anche automaticamente il nome del file secondo lo schema ufficiale ANAC. Si seleziona la tipologia di obbligo (programma annuale, variazione, conto consuntivo, contrattazione integrativa, e così via), l’anno di riferimento e la data di pubblicazione; lo strumento costruisce il nome nella forma corretta, ad esempio programma-annuale-2025-20250131.pdf. Con un clic si scarica il PDF aggiornato, pronto per essere caricato sul sito.

Il risultato è un documento che parte da un PDF semplice e arriva a essere un file pienamente conforme: con i metadati ANAC incorporati e il nome costruito secondo lo schema ufficiale. Il contenuto del documento non viene mai alterato: vengono modificati esclusivamente i campi dei metadati.

Le altre funzioni dello strumento

Oltre all’aggiunta dei metadati, lo strumento offre altre quattro funzioni utili a completare la conformità della sezione Amministrazione Trasparente.

Rinomina file: genera il nome corretto secondo lo schema ANAC per qualunque tipologia di documento, producendo anche l’alias “latest” raccomandato da ANAC per indicare sempre l’ultima versione disponibile.

Audit PDF: analizza in blocco più file contemporaneamente e segnala per ciascuno se è testuale o scansione, se contiene i metadati e se il nome rispetta lo schema, fornendo un quadro immediato della situazione di una intera sottosezione.

Generatore at_map: produce il file at_map.json o at_map.xml, la mappa dei link della sezione Amministrazione Trasparente richiesta dalla guida tecnica ANAC, da pubblicare nella root del sito istituzionale.

Verifica URL: controlla che gli indirizzi inseriti siano raggiungibili, puntino effettivamente a un file e non a una pagina indice, e rispettino lo schema di denominazione ANAC.

Privacy: i tuoi documenti restano sul tuo computer

Un aspetto che merita di essere chiarito con la massima trasparenza riguarda il trattamento dei dati. Lo strumento è stato progettato per funzionare interamente nel browser dell’utente: tutte le operazioni — la lettura del PDF, l’aggiunta dei metadati, la generazione del nuovo file — avvengono in locale, sul computer di chi lo utilizza.

Questo significa che i file PDF caricati non vengono mai inviati a Dsgaonline né ad alcun server esterno. I documenti, che possono contenere dati personali di dipendenti, fornitori o esperti, restano esclusivamente sul dispositivo dell’utente e vengono rimossi dalla memoria del browser alla chiusura della scheda. Allo stesso modo, i testi digitati nei campi e gli URL inseriti per la verifica non vengono trasmessi né registrati.

Lo strumento non utilizza cookie di tracciamento, non effettua profilazione e non raccoglie dati personali di chi lo usa. Le uniche connessioni verso l’esterno riguardano il caricamento delle librerie tecniche necessarie al funzionamento, una pratica standard di qualsiasi sito web che non coinvolge in alcun modo i documenti elaborati. La responsabilità del trattamento dei dati personali eventualmente contenuti nei file rimane in capo all’istituzione scolastica, come previsto dal Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).

All’interno dello strumento è disponibile una sezione dedicata che contiene la guida completa a tutte le funzioni e l’informativa estesa sul trattamento dei dati.

Come creare un PDF/UA da un file di testo con LibreOffice (gratis)

Lo strumento Dsgaonline aggiunge i metadati a un PDF già esistente, ma non trasforma una scansione in un documento testuale. Il punto di partenza ideale, quindi, è un PDF generato correttamente dal software che ha prodotto il documento. ANAC raccomanda in particolare il formato PDF/UA (Universal Accessibility, standard ISO 14289), che garantisce la corretta lettura del documento da parte dei sistemi automatici e delle tecnologie assistive.

La buona notizia è che non serve alcun software a pagamento: LibreOffice, la suite per ufficio gratuita e open source, consente di esportare qualunque documento di testo direttamente in PDF/UA. Ecco la procedura passo per passo, riferita a LibreOffice Writer.

Passo 1 — Preparare il documento. Aprire il file di testo in LibreOffice Writer (è possibile aprire e modificare anche i file Word .docx). Per ottenere un PDF/UA valido è importante che il documento sia strutturato correttamente: utilizzare gli stili di intestazione (Titolo 1, Titolo 2, ecc.) per i titoli anziché limitarsi a ingrandire o mettere in grassetto il testo; usare gli elenchi puntati e numerati automatici anziché digitare manualmente trattini o numeri; aggiungere un testo alternativo a eventuali immagini (tasto destro sull’immagine, Proprietà, scheda Testo alternativo).

Passo 2 — Impostare il titolo del documento. Andare nel menu File, poi Proprietà, scheda Descrizione, e compilare il campo Titolo con una descrizione significativa dell’atto. Questo passaggio è fondamentale: il PDF/UA richiede obbligatoriamente che il titolo del documento sia impostato, e questo titolo costituirà uno dei metadati richiesti da ANAC.

Passo 3 — Verificare l’accessibilità (consigliato). Prima di esportare, è possibile eseguire un controllo automatico: menu Strumenti, poi Verifica accessibilità. LibreOffice elenca eventuali problemi (titolo mancante, immagini senza testo alternativo, intestazioni non sequenziali) e consente di correggerli prima dell’esportazione.

Passo 4 — Esportare in PDF/UA. Andare nel menu File, poi Esporta come, quindi Esporta nel formato PDF. Nella finestra che si apre, nella scheda Generale, spuntare la casella Accessibilità universale (PDF/UA). Quando questa opzione è attiva, il PDF con tag viene abilitato automaticamente. È consigliabile selezionare anche Esporta struttura per generare i segnalibri di navigazione dalle intestazioni del documento. Fare clic su Esporta e salvare il file.

Il risultato è un PDF/UA conforme, testuale e accessibile. A questo punto il file è pronto per il passaggio successivo: caricarlo nello strumento Dsgaonline per completare i metadati ANAC (Autore/Ente, Oggetto, Parole chiave) e generare automaticamente il nome file secondo lo schema ufficiale.

In sintesi, il flusso di lavoro completamente gratuito è: si redige il documento in LibreOffice Writer, lo si esporta in PDF/UA, lo si carica nella Verifica Standard Digitali ANAC di Dsgaonline e si scarica il file finale pronto per la pubblicazione in Amministrazione Trasparente.

A chi si rivolge e come iniziare

Lo strumento si rivolge a DSGA, Dirigenti Scolastici e personale di segreteria delle istituzioni scolastiche. Non richiede competenze informatiche: ogni funzione è accompagnata da indicazioni operative chiare e dalla spiegazione di come interpretare i risultati.

Per iniziare a usarlo è sufficiente accedere alla pagina dedicata, scegliere la funzione di interesse e seguire i passaggi guidati. Lo strumento è alla sua prima versione e verrà aggiornato man mano che ANAC completerà gli schemi tecnici previsti. Segnalazioni e suggerimenti possono essere inviati alla redazione di Dsgaonline tramite il modulo di contatto.

Il tema degli standard digitali e degli strumenti operativi per le scuole sarà anche al centro del confronto con i referenti ANAC in occasione del Meeting di Modica 2026.

Domande frequenti

Lo strumento è davvero gratuito? Sì. La Verifica Standard Digitali ANAC è uno strumento gratuito messo a disposizione da Dsgaonline per i propri soci. Non richiede pagamenti né registrazioni per essere utilizzato.

I miei PDF vengono caricati su un server? No. Tutte le operazioni avvengono nel browser, sul computer dell’utente. I file non vengono mai inviati a Dsgaonline né a terzi.

Lo strumento modifica il contenuto del PDF? No. Vengono aggiornati esclusivamente i metadati del file (Titolo, Autore, Oggetto, Parole chiave). Il testo, le immagini e l’impaginazione del documento restano invariati.

Posso usarlo per trasformare una scansione in PDF conforme? No. Lo strumento aggiunge i metadati ma non converte un PDF-immagine in testuale. Se l’audit segnala il file come scansione, occorre rigenerarlo dal software che lo ha prodotto.

Come trasformo un documento Word in PDF/UA? Con LibreOffice (gratuito): apri il file, imposta il titolo da File > Proprietà > Descrizione, poi vai su File > Esporta come > Esporta nel formato PDF e spunta “Accessibilità universale (PDF/UA)” nella scheda Generale.

Serve installare qualcosa? No. Lo strumento funziona aprendo semplicemente la pagina dedicata in un browser aggiornato (Chrome, Firefox, Edge, Safari)