Viaggi d’istruzione e malattia: quando e come ottenere il rimborso della quota

Febbraio è il mese dei viaggi d’istruzione ma anche dei picchi influenzali. Ecco quando e come chiedere il rimborso della quota versata grazie alla polizza assicurativa scolastica.

Studente a letto con febbre alta, motivo di richiesta rimborso della quota del viaggio d'istruzione.

È periodo di viaggi d’istruzione: dopo l’approvazione del PTOF e le indicazioni del MIM e dell’ANAC, molte scuole stanno organizzando uscite e gite che, nella maggior parte dei casi, si svolgono dopo la fine del primo quadrimestre. Proprio in quei giorni, però, si registra spesso il picco influenzale e può accadere che un alunno, pur avendo già pagato l’acconto o l’intera quota, non possa partire perché ammalato. Da qui nascono facilmente incomprensioni e piccoli contenziosi tra famiglie, scuola e operatori turistici.

Il ruolo della polizza assicurativa scolastica

In queste situazioni si dimentica spesso che il rimborso delle spese per un viaggio non effettuato può essere previsto dalle condizioni della polizza assicurativa scolastica stipulata dall’istituto. La polizza di base copre di solito infortuni e responsabilità civile, mentre la copertura per l’annullamento del viaggio è spesso una garanzia accessoria o facoltativa.

Quando il rimborso può essere riconosciuto

È quindi importante leggere con attenzione le condizioni contrattuali per verificare se la causa della mancata partecipazione, come la malattia certificata o gravi motivi familiari, rientra tra gli eventi rimborsabili. Solo in questo caso sarà possibile attivare la procedura di rimborso.

Cosa devono fare le famiglie per chiedere il rimborso

Quando la copertura è prevista, la scuola è il riferimento principale: gestisce la polizza e mette a disposizione la modulistica per avviare la pratica di rimborso. La famiglia deve presentare una richiesta formale, allegando la ricevuta del versamento e la documentazione giustificativa, come il certificato medico.

L’importanza di rispettare termini e scadenze

Occorre inoltre rispettare i termini indicati dalla scuola o dalla compagnia assicurativa, spesso pochi giorni dopo la data prevista per la gita. Superare queste scadenze può compromettere la possibilità di ottenere il rimborso, anche quando la causa della mancata partecipazione è effettivamente coperta dalla polizza.

FAQ – Rimborso viaggi d’istruzione in caso di malattia

1. Quando ho diritto al rimborso del viaggio d’istruzione se mio figlio si ammala?
Il rimborso è possibile solo se la polizza assicurativa scolastica prevede una copertura per l’annullamento del viaggio in caso di malattia. Occorre verificare nelle condizioni di polizza se la malattia certificata dell’alunno rientra tra gli eventi rimborsabili.

2. Cosa devo fare per chiedere il rimborso della quota della gita scolastica?
Devi presentare una richiesta formale di rimborso tramite la scuola, compilando l’apposito modulo (fornito dall’istituto) e allegando la ricevuta del pagamento e la documentazione giustificativa (ad esempio il certificato medico in caso di malattia).

3. Entro quanto tempo va presentata la richiesta di rimborso?
I termini sono indicati nella polizza assicurativa e nelle comunicazioni della scuola: spesso si tratta di pochi giorni dopo la data prevista per il viaggio o dal verificarsi dell’evento (es. diagnosi di malattia). Se la domanda viene presentata oltre i termini, il rimborso può essere negato.

4. La scuola è obbligata a rimborsare direttamente la quota del viaggio d’istruzione?
Non sempre. Di solito la scuola non rimborsa direttamente, ma gestisce la polizza collettiva e supporta le famiglie nell’inoltro della richiesta alla compagnia assicurativa, che è il soggetto chiamato a valutare se sussistono i presupposti per il rimborso.

5. Cosa succede se la polizza non prevede la copertura per l’annullamento del viaggio?
Se la copertura per annullamento viaggio d’istruzione non è prevista o il caso specifico è escluso dalle condizioni di polizza, il rimborso potrebbe non essere riconosciuto. In questi casi è importante verificare anche il contratto con l’operatore turistico per capire se sono previste altre forme di rimborso o di voucher.

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