Il dPR 81/2023 ha modificato il Codice di comportamento dei dipendenti pubblici (dPR n. 62/2013), introducendo l’art.11-bis sull’utilizzo delle tecnologie informatiche: la novità più rilevante riguarda la posta elettronica. L’art. 11 bis, comma 3 dPR 16.04.2013, n. 62 ora stabilisce: “Il dipendente è responsabile del contenuto dei messaggi inviati. I dipendenti si uniformano alle modalità di firma dei messaggi di posta elettronica di servizio individuate dall’amministrazione di appartenenza. Ciascun messaggio in uscita deve consentire l’identificazione del dipendente mittente e deve indicare un recapito istituzionale al quale il medesimo è reperibile.”

Una stretta che impatta in modo diretto sul personale della scuola, spesso abituato a usare l’e-mail con pratiche automatiche e poco formali. Ora, invece, ogni comunicazione deve essere trattata come un atto ufficiale: correttamente intestato, firmato e con recapiti chiari per garantire l’identificazione del mittente.

L’art.11-bis prescrive anche che ogni amministrazione definisca regole uniformi sulle firme elettroniche, in collaborazione con il DPO, per assicurare coerenza e rispetto della normativa privacy. Gli Uffici dovranno quindi pensare e adottare linee guida interne per stabilire standard su destinatari, oggetto, linguaggio e allegati.

Queste disposizioni puntano a ridurre superficialità e rischi legali legati all’uso “veloce” dell’e-mail: spam interno, inoltri incontrollati, uso improprio del “rispondi a tutti”, diffusione non giustificata di dati personali. Errori che possono trasformarsi in violazioni della privacy con possibili sanzioni per l’ente e responsabilità diretta per il dipendente.

La posta elettronica istituzionale diventa così un canale ufficiale e delicato, da gestire con la stessa cura di una lettera su carta intestata. Un cambiamento che obbliga tutti i lavoratori pubblici, scuola compresa, a un salto di consapevolezza e professionalità.