La vicenda trae origine dalla richiesta formulata da una giornalista del New York Times, volta a ottenere copia dei messaggi scambiati tra la Presidente Ursula von der Leyen e l’amministratore delegato di Pfizer nel contesto della gestione pandemica. 

La Commissione aveva negato l’accesso alle informazioni, sostenendo genericamente di non detenere tali documenti; il Tribunale dell’UE ha ritenuto però la risposta inadeguata, annullando il diniego e precisando che l’istituzione UE era tenuta a fornire motivazioni chiare e verificabili circa l’asserita indisponibilità dei messaggi.

L’obbligo recato dall’art. 5 del GDPR impone ai titolari del trattamento, incluse le PP.AA., di garantire la conservazione dei dati personali in modo conforme ai principi di integrità, disponibilità e limitazione della conservazione. Ciò vale anche per i dati contenuti nei dispositivi elettronici utilizzati dai dipendenti pubblici o dai titolari di incarichi politici.

Indubbiamente l’ambiente digitale produce volumi ingenti e continui di dati, ma, afferma il Tribunale dell’UE, ciò non può giustificare l’assenza di obblighi strutturati di archiviazione. Le PP.AA. devono adottare criteri non arbitrari per garantire la conservazione e la futura accessibilità delle informazioni, specialmente in vista del controllo diffuso sull’operato dell’amministrazione.

Con la sentenza del 14 maggio 2025 (causa T-36/23), il Tribunale dell’Unione europea ha affermato un principio significativo sull’organizzazione documentale delle istituzioni pubbliche, stabilendo che anche gli SMS, al pari degli altri documenti digitali, possono costituire atti soggetti al diritto di accesso secondo le normative sulla trasparenza amministrativa. La pronuncia conferma peraltro un orientamento da lungo assodato anche nel diritto amministrativo italiano: sin dalla legge n. 241/1990 e passando per il CAD (Codice dell’amministrazione digitale) d.lgs. n. 82/2005 è riconosciuto che il “documento amministrativo” comprende ogni rappresentazione, anche elettronica, di contenuti rilevanti per l’attività dell’amministrazione, indipendentemente dalla sua forma o dal supporto utilizzato.

In quest’ottica, è essenziale che le PP.AA. e le scuole adottino regolamenti interni puntuali per disciplinare la conservazione e l’accesso a comunicazioni elettroniche quali SMS, e-mail, messaggi istantanei e simili, per non compromettere gravemente il diritto di accesso dei cittadini.

Parallelamente, occorre promuovere presso il personale, i dirigenti e i titolari di cariche elettive una cultura della responsabilità istituzionale circa tali comunicazioni, che proprio in ragione della loro natura funzionale rientrano nell’ambito oggettivo della normativa sulla trasparenza.