La scuola è un ambiente che gestisce quotidianamente una grande quantità di dati personali, sia degli studenti che del personale docente e amministrativo. Questi dati, spesso sensibili e protetti dal GDPR, richiedono un’attenzione particolare nella loro trasmissione e conservazione.

In un mondo sempre più digitale, la protezione dei dati personali è diventata una priorità assoluta, specialmente nel contesto scolastico dove gestiamo informazioni sensibili di studenti, famiglie e personale. Infatti ogni giorno ci troviamo a dover inviare per posta elettronica documenti contenenti sia dati personali degli studenti: (voti, informazioni mediche, relazioni disciplinari) sia del personale docente e ata.

L’uso della normale posta elettronica aumenta il rischio di un data breach, ovvero una violazione dei dati personali, evento che può avere conseguenze molto gravi sia in termini di sanzioni, il GDPR prevede sanzioni molto severe per le violazioni dei dati personali, sia in termini reputazionali: la perdita di fiducia da parte di studenti, famiglie e personale può danneggiare l’immagine della scuola, senza dimenticare il fenomeno del Cyberbullismo, infatti dati sensibili divulgati possono essere utilizzati per azioni di bullismo online.

Ma come può avvenire un data breach?

Basta una semplice Email non protetta: dove l’ufficio di segreteria o un insegnante invia una mail contenente dati particolari di un alunno (diagnosi, stato di salute le valutazioni ecc) a un indirizzo sbagliato, esponendo i dati a persone non autorizzate.

Come possiamo garantire che queste informazioni rimangano riservate? La risposta è semplice: utilizzare sempre email riservate per l’invio di documenti contenenti dati personali. Le email riservate, note anche come email crittografate, offrono un livello di sicurezza superiore rispetto alle email standard. Esse utilizzano tecniche di crittografia per proteggere il contenuto dei messaggi, rendendolo leggibile solo ai destinatari autorizzati. Infatti solo il destinatario autorizzato può accedere al contenuto, garantendo la massima riservatezza. Usare mail riservate significa decidere chi può visualizzare i documenti e per quanto tempo.

Si possono impostare date di scadenza o revocare l’accesso in qualsiasi momento, mantenendo il pieno controllo sulla diffusione delle informazioni.

Ma soprattutto le email riservate spesso disabilitano funzioni come l’inoltro, la copia e la stampa, riducendo il rischio di condivisione accidentale o non autorizzata dei dati.

La protezione dei dati personali è una responsabilità di tutti coloro che lavorano nella scuola. Adottare misure adeguate per garantire la riservatezza delle comunicazioni è fondamentale per evitare gravi conseguenze e tutelare la privacy di studenti e personale.