… ancora sui viaggi/visite istruzione
… ancora sui viaggi/visite istruzione
… che le visite ed i viaggi d’istruzione siano proceduralmente complicati l’abbiamo già evidenziato nella precedente new. Ora seguiamo la richiesta di una collega che chiede le istruzioni operative circa la procedura “Visite e viaggi d’istruzione”, da condividere con gli assistenti amministrativi. La dividiamo in tre step: prima, durante e dopo. • Raccogliere le proposte visite/viaggi, verificare che ci siano le condizioni previste dal Regolamento (numero di allievi per classe, numero di docenti per comitiva, con particolare attenzione al docente di sostegno se deliberato dal Consiglio di Classe), controllare che la visita guidata sia inserita nel Piano Annuale delle Attività. 
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- Istruire, predisporre e formalizzare i documenti/atti amministrativi necessari all’acquisto dei servizi in oggetto, quale richiesta preventivi con capitolato d’oneri, prospetto comparativo, ordine/contratti per servizi turistici.
- Consegnare al docente organizzatore tutta la modulistica/documentazione, ad esempio per i genitori, relativa al viaggio, stabilendo i tempi di restituzione e il contributo dei partecipanti.
- Ricevere dal docente organizzatore, in unica soluzione, i moduli compilati, l’autorizzazione delle famiglie e la ricevuta dei versamenti (es. PagoPA). Si rammenta che il personale non può raccogliere o tenere contanti negli uffici (armadi, scrivanie, cassaforte, etc).
- Controllare che sia stata acquisita l’adesione all’uscita con autorizzazione delle famiglie per tutti gli studenti e gli stessi abbiano provveduto a versare la quota stabilita.
- Per i viaggi all’estero, acquisire l’autorizzazione al rientro in Italia per gli studenti che non siano cittadini di uno Stato membro dell’Unione.
- Preparare gli elenchi dei partecipanti con autorizzazione e firma del dirigente in almeno 3 copie per la visita e per l’ingresso ai musei da consegnare al capocomitiva
- Predisporre incarico ai docenti accompagnatori e autorizzazione alle classi, prevedendo eventuali sostituzioni e variazioni dell’orario delle lezioni.
- Durante la visita guidata
- Coordinare eventuali informazioni tra le agenzie coinvolte (famiglie, insegnanti, Agenzie turistiche, ditte di trasporto, ingressi o musei) in caso di assenze improvvise di qualche alunno, ritardi possibili o qualche disguido verificatosi durante la visita guidata.
- Dopo la visita guidata
- Raccogliere dal docente organizzatore l’eventuale documentazione e la relazione finale
- Compilare il prospetto riepilogativo finanziario di ogni singola uscita (contributi dagli alunni, spese effettuate a bilancio, differenza, eventuali economie) e quello generale riassuntivo di tutte le visite/viaggi per il consuntivo.
- Introitare le quote versate dalle famiglie, preparare i mandati per la liquidazione delle fatture alle Agenzie.
- Conservare il “fascicolo” contenente relazione iniziale con obiettivi, incarico ai docenti, eventuali domande di rimborso alunni, prospetto riepilogativo finanziario e relazione finale docente.
In considerazione della complessità dell’attività negoziale connessa a questa attività scolastica proponiamo a seguire, sempre per i soli associati, un capitolato per visite/viaggi anche all’estero, per poter poi procedere ad una razionale comparazione delle offerte degli operatori turistici.
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