Questionario AgID Gestione Documentale: scadenza 31 dicembre e Webinar di supporto

L’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha avviato una nuova rilevazione rivolta a tutte le Pubbliche Amministrazioni e ai gestori di pubblici servizi. L’obiettivo è scattare una fotografia aggiornata sullo stato di attuazione delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Per le scuole, si tratta di un appuntamento importante per verificare la conformità delle procedure interne agli standard digitali previsti dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).

La scadenza e l’obiettivo del monitoraggio

La compilazione del questionario deve essere completata tassativamente entro il 31 dicembre 2025. L’iniziativa rientra nell’aggiornamento del Piano Triennale per l’Informatica nella PA 2024–2026. Attraverso i dati raccolti, AgID intende individuare le criticità più diffuse e i fabbisogni degli enti, al fine di programmare azioni di supporto mirate e strumenti di accompagnamento per la corretta governance del documento informatico.

Come accedere e compilare il questionario

Il questionario è accessibile online attraverso la piattaforma dedicata: https://gestionedocumentalept.agid.gov.it/

L’accesso richiede l’autenticazione tramite SPID o CIE. La procedura è pensata per essere flessibile: può operare direttamente  il Responsabile della Gestione Documentale; tuttavia, è prevista anche la possibilità di delegare la compilazione ad un altro soggetto appartenente all’amministrazione, ferma restando la necessità di autenticazione digitale.

Cosa chiede l’AgID: le domande “spia”

Analizzando il testo del questionario, emerge chiaramente come l’Agenzia voglia verificare non solo la presenza di software, ma l’esistenza di una vera struttura organizzativa a supporto del digitale. Ecco alcuni dei passaggi più delicati che le scuole si troveranno ad affrontare:

• Le Nomine e le Competenze: Già alla domanda n. 2, l’AgID chiede se per l’Area Organizzativa Omogenea (AOO) sia stato nominato il Responsabile della gestione documentale e se questa figura sia in possesso di “idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche“. Non solo: la successiva domanda n. 3 verifica se tale provvedimento di nomina sia stato regolarmente pubblicato sul sito istituzionale.
• I Manuali (Gestione e Conservazione): Il cuore della compliance risiede nei manuali. Il questionario indaga se l’Amministrazione abbia adottato con provvedimento formale il Manuale di gestione documentale (domanda n. 6) e il Manuale di conservazione (domanda n. 8) , e se questi siano pubblicati nella sezione “Amministrazione Trasparente”.
• Sicurezza e GDPR: Verso la fine del monitoraggio, l’attenzione si sposta sulla sicurezza dei dati. La domanda n. 40 chiede esplicitamente se il Manuale di gestione documentale contenga, come parte integrante, il Piano per la sicurezza informatica, mentre la domanda n. 42 richiede conferma sulle misure tecniche e organizzative adottate per la protezione dei dati personali ai sensi del GDPR.

Il Webinar del 17 dicembre

Considerata la complessità tecnica e normativa di alcuni quesiti – che spaziano dall’interoperabilità dei formati alle procedure di scarto degli originali analogici – Dsgaonline ha organizzato un momento di formazione dedicato.

Il 17 dicembre terremo un webinar gratuito. Durante l’incontro, guideremo le scuole passo dopo passo nella lettura e nella compilazione del questionario, chiarendo i dubbi sulle domande più insidiose e fornendo indicazioni pratiche per rispondere correttamente, trasformando questo adempimento in un’opportunità di miglioramento organizzativo.