Da gennaio 2022 sono pienamente applicabili le Linee guida sulla formazione, gestione, conservazione dei documenti informatici pubblicate da AgID. In esse si ribadisce l’obbligo di redigere e di aggiornare il Manuale di Conservazione (MdC).

Cos’è il Manuale di Conservazione?

Si tratta di un documento fondamentale per comprendere e applicare correttamente le normative riguardanti la conservazione digitale dei documenti. La conservazione digitale è una pratica necessaria per garantire l’autenticità, l’integrità e la reperibilità dei documenti nel tempo, tutelando gli interessi delle aziende, delle istituzioni e degli individui.

Il manuale illustra le procedure, le norme tecniche e le responsabilità relative alla conservazione dei documenti digitali, fornendo un quadro completo delle pratiche da adottare. Tra gli aspetti trattati, vi sono la definizione di conservazione sostitutiva, il ruolo del Conservatore e le sue responsabilità, il processo di conservazione e l’importanza della sicurezza informatica nella gestione dei documenti conservati.

La conservazione sostitutiva è la pratica di conservare un documento digitale in sostituzione del corrispondente originale cartaceo. Questa pratica consente di ridurre i costi legati alla gestione del materiale cartaceo e di ottimizzare la gestione dei documenti. Tuttavia, è essenziale seguire le procedure stabilite dalle normative vigenti per garantire l’efficacia e la legalità della conservazione.

Il Conservatore è la figura professionale incaricata della gestione e della conservazione dei documenti digitali. Egli ha il compito di garantire l’autenticità, l’integrità e la reperibilità dei documenti nel tempo, rispettando le leggi e le norme tecniche applicabili.

Il processo di conservazione include diverse fasi, tra cui la raccolta, la classificazione, l’archiviazione e la conservazione dei documenti digitali. Durante queste fasi, è fondamentale garantire la corretta applicazione delle norme tecniche e delle procedure stabilite dalle leggi vigenti.

La sicurezza informatica è un elemento cruciale nella gestione dei documenti conservati. Il Conservatore deve adottare misure di sicurezza appropriate per prevenire perdite, alterazioni o accessi non autorizzati ai documenti conservati. Tra le misure di sicurezza vi sono la protezione delle infrastrutture informatiche, l’utilizzo di sistemi di autenticazione e l’adozione di politiche di backup e disaster recovery.

Il Manuale di Conservazione fornisce un’analisi dettagliata delle normative e delle procedure relative alla conservazione digitale dei documenti. Seguendo le indicazioni fornite, le aziende e le istituzioni possono garantire l’autenticità, l’integrità e la reperibilità dei documenti nel tempo, rispettando le leggi vigenti e tutelando gli interessi di tutti gli attori coinvolti.

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