Tutte le PP.AA., tra le quali la Scuola, hanno l’obbligo di emettere, trasmettere, gestire e conservare le fatture esclusivamente in formato elettronico. La fattura elettronica è un documento in formato digitale la cui autenticità e integrità sono garantite da:

• la firma elettronica di chi emette la fattura;
• la trasmissione della fattura ad uno specifico Sistema di Interscambio (SDI).

Un Sistema di Interscambio è la piattaforma che:

• trasmette la fattura elettronica dal fornitore alla Pubblica Amministrazione;
• trasmette notifiche relative alle attività svolte alla P.A. e al fornitore;
• consente al MEF il Monitoraggio della Finanza Pubblica.

Le caratteristiche tecniche di un file di fattura elettronica sono regolamentate periodicamente dagli standard FatturaPA dell’Agenzia delle Entrate.

Dal 6 novembre 2020 è in vigore il Decreto MEF n. 132/2020, che definisce le motivazioni di un eventuale rifiuto delle fatture elettroniche da parte delle PP.AA./Scuole ricevute tramite il SdI: non è possibile rifiutare le fatture per motivi diversi da quelli indicati nel Decreto. 

Le PP.AA./Scuole devono, infatti, motivare l’esito di rifiuto riportando nel campo “Descrizione della Notifica esito committente” una delle cinque motivazioni previste dal Decreto, due delle quali riguardano anche le scuole:

1. fattura riferita ad una operazione in favore di un’altra PA, cioè emissione della fattura alla PA X invece che alla PA Y;
2. omessa/errata indicazione del CIG o del CUP, da riportare in fattura.

L’indicazione di specifiche cause di rifiuto delle fatture elettroniche è mirata ad efficientare il processo di spesa, anche prima del PNRR, assicurando la certezza e l’obiettività dell’esito dei controlli delle fatture emesse dai fornitori delle PP.AA. e velocizzando il processo di pagamento agli operatori economici che forniscono beni e servizi.

Abbiamo già ricordato che le PP.AA./Scuole non possono rifiutare le fatture elettroniche nei casi in cui possano essere corrette mediante la procedura di variazione delle note di credito (art. 26 dPR n. 633/1972) e neppure nel caso di una ipotetica temporanea scopertura di competenza (mancata anticipazione di cassa).

La P.A./Scuola deve inviare la notifica di rifiuto al SdI che, a sua volta, provvede a inoltrarla al fornitore: è ovviamente obbligatorio indicare una delle motivazioni del rifiuto, che sono molto limitate: se la motivazione è mendace, carente o illogica il dirigente, responsabile della spesa, può essere chiamato a risponderne (art. 15, comma 6 DI 129/2018). 

È possibile consultare il Decreto Interministeriale del 24.08.2020 n. 132 cliccando QUI.