Dipende dai settori.

A SCUOLA, così come in tutte le Pubbliche Amministrazioni, questo non è possibile. Come indicato nelle Linee Guida AgID sul Documento informatico già dal 2020, il Responsabile Conservazione digitale può essere un Dirigente oppure un Funzionario. Spesso, però, nelle scuole viene individuato tra i membri del personale A.T.A., per un bisogno puramente organizzativo di equilibrata ripartizione dei ruoli.

E nel caso dei PRIVATI? Le imprese possono averlo esterno, ma mai in conflitto di interessi. Ad esempio, il Responsabile Conservazione digitale non può in alcun modo esser legato al Conservatore.

Il responsabile della conservazione digitale è dunque un dirigente o un funzionario che possiede idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche. Egli coordina il sistema di conservazione e lo fa in autonomia e con piena responsabilità.

Ricordiamo che, dal 1° gennaio 2022, nominare un responsabile della conservazione dei documenti è obbligatorio anche per società ed enti privati, nel momento in cui diano vita alla conservazione di documenti informatici. Si tratta di una figura già nota alle Pubbliche Amministrazioni, in quanto è prevista dal D. lgs. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale – “CAD”).

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