La carta intestata della scuola e la protocollazione, come per ogni altra istituzione pubblica, rende ufficiale la soggettività dell’ente e manifesta l’assunzione di responsabilità rispetto al contenuto della comunicazione.
Pertanto, affinché ci sia assunzione di responsabilità, ma anche manifestazione di potere dispositivo, occorre che il soggetto che firma la comunicazione sia legittimato dalla norma a procedere.
L’intestazione della scuola può essere contenuta in un atto dispositivo, quale un decreto o una determina, ma anche in un atto certificativo o di semplice trasmissione o comunicazione.
La distinzione è importante poiché serve ad individuare la ripartizione delle competenze dalle quali discende l’uso della carta intestata.
Per quanto riguarda gli atti dispositivi è ovvio che l’uso è limitato all’esternazione del contenuto tipizzato da parte del dirigente scolastico.
Per quanto riguarda gli atti certificativi e di comunicazione l’intestazione ufficializza l’ente procedente ed espone all’esterno il soggetto competente (direttore).
La ripartizione tra il dirigente e il direttore segue l’esercizio delle competenze specifiche.
Nel tempo sono state emanate diverse disposizioni di chiarimento. È stato precisato che il direttore può firmare da solo (cioè senza la firma congiunta del dirigente) atti rivolti all’esterno aventi valore meramente certificativo, cioè di estrazione di dati dalla documentazione d’ufficio, senza alcun intervento valutativo o discrezionale quanto al contenuto degli atti stessi (visti i
registri e gli atti d’ufficio). Ci si riferisce, ad esempio, a certificati di servizio o relativi agli esiti scolastici degli alunni. Poiché tali atti vanno all’esterno e possono essere utilizzati dagli interessati in altri contesti (iscrizione a corsi, etc.), questi vanno redatti su carta intestata ufficiale ed accompagnati dal protocollo dell’istituzione scolastica, quando necessario.
Solo entro questi limiti, si deve ritenere che l’uso della carta intestata e del protocollo da parte del direttore siano legittimi.
Anche per quanto concerne la firma non esiste una norma attributiva del potere di firma al direttore. Come già precisato sopra la materia della competenza è regolata da atti di organizzazione, secondo il comma 2 art.4 d.lgs n. 165/2001. La competenza relativa
all’adozione, quindi firma, di un atto si trae dalle regole che presiedono al riparto delle competenze.
Il d.lgs 165/2001, agli artt. 4,17 e 25, regola le competenze primarie: i dirigenti adottano i provvedimenti di gestione. Nel Regolamento di Contabilità invece si rinviene, ad esempio, una esplicita ripartizione delle competenze in materia negoziale relativamente alla competenza istruttoria del direttore in materia negoziale (art. 44 comma 2), ma non all’attività negoziale vera e propria, a meno che il direttore non sia formalmente delegato dal dirigente.
Infine, come principio regolatore generale della divisione della competenza occorre distinguere tra atto discrezionale e atto vincolato: la firma degli atti discrezionali compete sempre e solo al dirigente.